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去る２月１６日、石川県情報公開審査会から、知事のスケジュール管理異議申立に関する答申書が送られてきた。
平成１８(2006)年２月２２日の異議申立から実に２年かかっている。
結論は「不存在とした決定は、妥当である。」というもの。
別途内容を検討するが、県が主張する「日程確定後に修正した最終版は作成、保存しておらず、一定の期間業務上利用・保存するような文書ではないため、公文書とはいえない。日程が終われば不要となり廃棄しているから不存在である」を追認するという時代錯誤の答申である。
パソコンのワープロで作る作業をしたことのある人間なら誰でもわかる常識外の認識。確定した日程をプリントアウトして、保存せず直ちにそのファイルを削除しているなんてことあり得る…？？
この審議会、憲法学者もいれば弁護士もいる。困ったものだ。
なお、この答申に付帯意見が付けられた。
・知事の公務に関する情報は、県政に密接に関連するものであり、県の諸活動を説明する上で重要な情報である。
・実施機関においては、今後、開かれた県政の推進の観点も踏まえ、知事の公務日程について、その保存のあり方を更に検討するように望む。
この答申に対して、県は別途決定が行われることになっているので、その決定を待って、今後の対処を考えたい。県の態度次第では裁判で争うこともあろう。
◆答申書（第４８号）の写し◆
情公審第106号
平成２０年２月１５日
渡辺 寛 様
石川県情報公開審査会事務局
石川県総務部総務課長 (印)
石川県情報公開審査会の答申書（第４８号）の
写しの送付について
平成１８年２月２２日付けで異議申立てのあった件について、別添のとおり石川県情報公開審査会から石川県知事に対し答申がなされましたので、参考までに送付します。
なお、異議申立てに係る決定が、石川県知事より別途行われることになりますので、念のため申し添えます．
（事務担当）
総務部総務課
行政情報サービスセンター
TEL（076）225-1236
-------（別添）-------------------------------------
第１ 審査会の結論
石川県知事（以下「実施機閑」という。〉が、本件異議申立ての対象となった公文書につき、不存在とした決定は、妥当である。
第２ 異諌申立てに至る経緯
１ 公開請求の内容
異議申立人は、石川県情報公開条例（平成１２年石川県条例第４６号。以下「条例」という。）第６条の規定により、実施機関に対し、平成１７年１２月８日に次の公文書（以下「本件請求文書」という。）の公開請求（以下「本件公開請求」という。）を行った。
・平成17年度４月１日〜１２月８日までの知事のスケジュール管理のための資料（組織共用文書含む）
２ 実施機関の決定
実施機関は、本件公開請求について公文書不存在決定（以下「本件処分」という。）を行い、公文書を保有していない理由を次のとおり付して、平成１７年１２月２２日に異議申立人に通知した。
（公文書を保有していない理由）
請求に係る資料は現在、存在しない。
３ 異議申立て
異議申立人は、平成１８年２月２２日に、本件処分を不服として、行政不服審査法（昭和３７年法律第１６０号）第６条の規定により、実施機関に対して異議申立てを行った。
４ 諮問
実施機関は、平成１８年４月２８日に、条例第１９条第１項の規定により、石川県情報公開審査会（以下「当審査会」という。）に対して、本件処分の取消しに係る異議申立てにつき、諮問を行った。
第３ 異諌申立人の主張要旨
１ 異議申立ての趣旨
異議申立ての趣旨は、本件処分の取消しを求めるというものである。
２ 異議申立ての理由
異議申立人が、異議申立書、意見書及び当審査会における意見陳述で主張している要旨は、おおむね次のとおりである。
（1）知事が公務を行うための日程管理は不可欠で、その職務を行う職員が電子的に保管管理している情報は、条例第２条第２項の「公文書」に該当するもので、不存在であるはずがない。
これら資料が公文書に当たらないとするなら、その理由を条例に基づき公開請求者に説明する責任がある。
（2）理由説明書では、日程担当者が行事案内等を受け、個人の手帳に記載するとしているが、まず初歩的な作業として手帳に記載するとしても、その後には、県から支給されたパソコンの「スケジュール管理ソフト」の中で整理されているはずである。
また、「手帳」は日程担当者個人の備忘のためのものであるとしているが、そうであるなら、刻々と変化し集積される知事のスケジュールは、日程担当者以外は一切関知しないこととなる。
したがって、日程担当者の「手帳」への記入とは、事前に組織的な調整を経てパソコンに入力されるものと考えられ、他の職員も利用や閲覧が可能で詳細な日程の把握ができるようになっていると考えられる。
このように、「手帳」への記入は組織的な職務として行われるもので、個人的備忘であるとする主張は根拠を欠いている。
（3）理由説明書では、日程担当者が作成、配布する「週間予定」及び「日毎の予定」は、「当該期間が終了した時点で不要となることからその都度廃棄している」とされているが、プリントアウトされたものは廃棄されるとしても、廃棄されるまでは公文書に該当するものであり、また、パソコンの電子的情報は、行動終了後加除され、確定した日程として保存されているはずであり、これも「その都度廃棄」というなら、削除履歴等により証明すべきである。このような証明をしない弁明は、虚偽、虚言にほかならない。
(4) 先に公開された「知事の動き」なる文書は、知事の対外的なイベント参加情報で、知事の職務上のスケジュールのごく一部に過ぎず、これをもって知事のスケジュールのすべてとする主張は本末転倒であり、また、公開された文書は、ホームページ作成担当者に渡される起案段階の情報で、時間等の記載がないので組織的に使用する資料とは考えられないため、公文書に当たらないと理解するものである。
第４ 実施機関の主張要旨
実施機関が主張している要旨は、理由説明書及び当審査会における意見陳述から総合すると、おおむね次のとおりである。
（1）異議申立人から、平成17年11月24日付けで「知事の日程表（本年度、４月１日〜１１月２４日）」の公文書公開請求があり、「知事の動き（平成１７年４月〜１１月）」を公開したところである．
しかし、異議申立人は、当該文書が公開請求の目的の文書ではないとして、同年１２月８日付けで、改めて本件公開請求を提出した。
これに対して、この公開請求の趣旨は先の請求と同様で、かつ、当該文書以外の公文書の公開を求めるものと判断し、不存在決定を行ったものである。
(2) 知事のスケジュールに関しては、日程担当者が県庁内外から依頼を受け、備忘として手帳に記載し、これに基づき、毎週末に調整の上、翌週の「週間予定」を作成するとともに、各前日に「日毎の予定」を作成し、関係者に配布する。
「週間予定」には対外的行事や来客に関するもののみを日程に記載し、ワープロソフトで作成するが、「日毎の予定」は時間を割振った様式に手書きで作成する。
なお、組織として、日程担当者以外の職員も依頼の状況を把握しておく必要があるため、複数の職員がそれぞれ独自の方法で依頼のあった日程を備忘として整理している。
また、日程担当者の不在時に依頼があった場合は、後日改めて担当者から相手方に連絡を取っているところである。
（3）知事のスケジュールを管理する過程で発生する文書は、日程担当者の「手帳」、「週間予定」、「日毎の予定」及び「知事の動き」である。
このうち、「手帳」は日程担当者の備忘として依頼のあった事項が羅列されているもので、組織として保有しているものではないため、公文書に該当しない。
「週間予定」と「日毎の予定」は作成時点の不確定な予定で、日程確定後に修正した最終版は作成、保存しておらず、一定の期間業務上利用・保存するような文書ではないため、公文書とはいえないと解され、また、配布された「週間予定」及び「日毎の予定」は、日程が終われば不要となるのでそれぞれ廃棄するものである。
なお、ワープロソフトで作成する「週間予定」のファイルについては、形式上２週間分作成するため、翌週１週間分は次週作成時にまで保存しているが、当該週が終了した時点で廃棄しており、また、担当者以外の職員との共用はしていない。
「知事の動き」は、公人としての知事の行動を県民に公開することなどを目的に作成しているもので、条例第２条第２項の公文書に該当する。
（4）知事の公務日程をどの程度保存すべきかという議論もあるが、現在、県政の主要事業や広域的団体等が主催する行事について報道機関に情報提供している知事行事予定表を月末まで保管し、これを基に「知事の動き」を作成してホームページで公表しているところである。なお、この知事行事予定表は、「知事の動き」作成後は不要となるので、保存していない。
第５ 審査会の判断理由
1 条例の基本的な考え方について
条例は、地方自治の本旨にのっとり、県政に関する県民の知る権利を尊重し、公文書の公開を請求する権利につき定めること等により、もって県の諸活動を県民に説明する責務が全うされるようにするとともに、県民の県政に対する理解と信頼を深め、県民参加による公正で開かれた県政をより一層推進することを目的として制定されたものであり、公開の原則に基づき適正に解釈・運用されなければならない。当審査会は、この公開の原則を基本として条例を解釈し、以下判断するものである。
２ 本件粛求文書の性格等について
知事の日程を管理する際た作成される公文書である。
３ 本件請求文書の不存在について
実施機関は、知事のスケジュール管理に係る文書は、日程担当者の「手帳」、「週間予定」、「日毎の予定」及び「知事の動き」であるとし、その中で条例第２条第２項に規定する「公文書」に該当するものは「知事の動き」のみであり、これは、異議申立人が先に行った「知事の日程表」の公開請求に対して公開済みで、本件公開請求は、当該文書以外の知事のスケジュール管理に閑する公文書の公開を求めるものと判断して、不存在決定を行ったとしている。
そこで、それぞれの公文書該当性及び不存在決定の妥当性について検討する。
なお、条例第２条第２項では、「公文書」とは、「実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう」と定義され、「石川県情報公開条例の解釈運用基準」では、条例同条同項本文後段について、「当該公文書がその作成又は取得に関与した職員個人段階のものではなく、組織としての共用文書の実質を備えた状態、すなわち、当該実施機関の組織において業務上必要なものとして利用、保存されている状態のもの（組織共用文書）を意味する」とされている。
（1）「手帳」
異議申立人は、「手帳」が個人的備忘であるとすると担当者以外は一切関知できなくなるので、「手帳」への記入とは、組織的調整を経てパソコンに入力されることと考えられ、この調整作業には複数の職員が閑わることから、「手帳」は組織的に用いるものであり、また、パソコンに入力された電子的記録は担当者以外も閲覧等が可能な状態で保存されているはずで、「手帳」が組織的に保有されていることとなるので、公文書に該当すると主張している。
一方、実施機関は、「手帳」は具体的な冊子そのものであり、日程担当者が依頼等を受けた事項を調整前に羅列して記入するもので、これを基に調整し、「週間予定」及び「日毎の予定」を作成しているため、改めて電子データとして保存する必然性がないとしている。また、日程担当者以外の職員もそれぞれ独自の方法で依頼状況を整理していると説明している。
このようなことから、「手帳」を日程担当者以外と共用している事実は認められず、また、この内容を電磁的記録として保存し、共用しているとも認められないので、「手帳」は個人的備忘で公文書に該当しないとする実施機関の主張は不合理ではないと考えられる。
（2）「週間予定」及び「日毎の予定」
異議申立人は、印刷し配布されたものは廃棄されるとしても、パソコンに電磁的記録として確定した日程が保存されているはずであり、また、印刷物も廃棄されるまでの間は公文書に該当すると主張しているのでこの点について検討する。
ア 電磁的記録について
実施機関は、「週間予定」にフいては、ワープロソフトを用い電磁的記録として作成しているが、日程確定後に修正した「最終版」は作成しておらず、担当者以外と共用はしていないので、公文書に該当しないと主張する。
このようなことから、「週間予定」に係る電磁的記録は、共用の実質を備えているとはいえないと考えられるので、公文書に該当しないとする実施機関の主張は不合理ではないと考えられる。
また、実施機関は、「日毎の予定」は、各前日に時間を割振った様式を使用して、電磁的記録ではなく手書きで作成し、日程確定後に修正した「最終版」は作成していないと説明しており、この説明は特段、不合理ではないと考えられるので、「日毎の予定」は、電磁的記録として保存されているとは認められない。
このようなことから、公文書に該当する電磁的記録は存在しないものと考えられる。
イ 紙に出力又は記載された文書について
毎週末に配布される「週間予定」及び各前日に配布される「日毎の予定」について、実施機関は、一定の期間業務上利用・保存するような文書ではないため、公文書とはいえないと解されるとしているが、廃棄されるまでの間は実施機関において職務遂行のため共用されるものであり、公文書に該当すると考えられる。
しかしながら、実施機関は、これらの文書が条例に規定する「公文書」に当たらないとの認識のもとに本件処分を行っているので、平成１７年１２月２２日の本件処分の時点では、公開請求に係る平成１７年１２月８日までの「日毎の予定」及び「週間予定」は、従来の当該文書の取扱いの慣行に従って廃棄されたものと考えられる。
（3）「知事の動き」
実施機関は、「知事の動き」について、公人としての知事の日程を公開するため作成したで、異議申立人の「知事の日程表」に関する公開請求に対して公開済みであり、本件公開請求はこれ以外の知事スケジュールに関する公文書の公開を求めるものと認めたとしている。また、異議申立人も、意見書において、当該文書が「公文書に当たらないと理解し、その事実を指摘して受け取りを拒否」して、「その後改めて」本件「公開請求したもの」と記載している。
したがって、本件公開請求に対して、「知事の動き」を本件請求文書として特定しなかったことは、不合理ではないと考えられる。
なお、異議申立人は、「知事の動き」はホームページ作成担当者に渡される起案段階の情報と考えられるため、公文書に当たらないと理解したと主張しているが、当審査会において「知事の動き」を見分したところ、県のウェブサーバに保存された電磁的記録であるＨＴＭＬ形式のファイルをウェブブラウザで閲覧した状態を紙に出力したものと認められ、知事の公務日程を公表する目的で組織的に保存されているものであるので、「公文書」に該当すると考えられる。
以上のことから、本件公開請求に対応する公文書については、本件処分の時点で保存されているものはなく、不存在決定は不合理ではないと考えられる。
５ 異議申立人のその他の主張について
異議申立人のその他の主張は、本件処分に係る判断を左右するものではない。
６ まとめ
以上の理由により、第１に掲げる審査会の結論のとおり判断する。
第６ 附帯意見
当審査会において、知事の公務日程の保存等のあり方について論議したので、以下その結果を踏まえ意見を附する。
実施機関は、知事の公人としての行動については、県政の主要事業や広域的団体等が主催する行事について、月ごとにとりまとめ、「知事の動き」としてホームページ上で公開しているとしており、この「知事の動き」には、主な行事の日、曜、行事名が記載され、また、一部の行事には開催場所等が記載されていることが認められる。
しかしながら、「知事の動き」は、県政に関連する主な行事等について広くＰＲすることに重点を置いたもので、知事の公務の一部と考えられ、これをもって知事の公人としての行動を十全に説明し得るものと考えることは困難である。
知事の公務に関する情報は、県政に密接に関連するものであり、県の諸活動を説明する上で重要な情報である。
このようなことから、実施機関においては、今後、開かれた県政の推進の観点も踏まえ、知事の公務日程について、その保存のあり方を更に検討するように望むものである。
第７ 審査の処理経過
当審査会の処理経過は、別表のとおりである。
◆経過はこちら ◆辰巳ダムのページ ◆トップページへ ◆情報公開日誌へ
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